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宛名ラベル Word・ワード |
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 宛名ラベルの作成 |
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Excelで作った住所録。 その住所録データを使って、宛名ラベルを作成するには Wordの「差し込み印刷」という機能を使います。 ただ、宛名ラベルの作成をスムーズに進めるためには 予めExcelで作成しておいた住所録が整っていないと、何かとトラブルの素となるので、 まずはこんな住所録 作っちゃイカ〜ンをご覧ください。 では、Excelで作った住所録の準備が整ったところで、 早速宛名ラベルを作っていきますが、実はもうひとつ準備が・・・（笑）。 それは「ラベルシールを用意しておく」こと。 ラベルシールは家電量販店や文房具店で売っています。 宛名ラベルの作成は、ラベルのサイズを指定することから始まります。 だからこそどのラベルシールを使うのかをあらかじめ決めておかなければならないんです！ まだラベルシールを準備していない方はラベルシールを探せ！も参考になさってください。  
早速、宛名ラベルの作成に入ります。 Wordを起動し、 左のように新規文書が 表示された状態のまま 操作を始めます。 くどいようですが（笑）、 起動するのはExcelではなく、 Wordです。 
メニューバー［ツール］から ［はがきと差し込み印刷］、 ［差し込み印刷］をクリックします。 【Word2002】 ［ツール］−［はがきと差し込み印刷］− ［差し込み印刷ウィザード］となります。 
画面の右側に ［差し込み印刷］作業ウィンドウが 表示されます。 ここで宛名ラベルに関する指定を 順に行っていきます。 
【差し込み印刷 手順 1/6】 まずはこの機能を使って どんな文書を作るのかを選択します。 今回は宛名ラベルを作るわけですから ［ラベル］を選択し、 ［次へ］をクリックします。 
【差し込み印刷 手順 2/6】 ラベルシールの用紙指定を行います。 ［文書レイアウトの変更］を選択し、 ［ラベルオプション］をクリックすると、 
ラベルシールの用紙指定を行う ダイアログボックスが表示されます。 ［ラベル製品名］で 用意しておいたラベルシールの メーカーを選び、 ［製品番号］で型番を選択します。 ［ラベル製品名］、［製品番号］はラベルシールのパッケージなどに記載されています。 もし、この一覧に無い製品を用意しておいた場合には、 自分でラベルシールのサイズを指定します。 
先程のダイアログボックスで［OK］ボタンを押すと、 画面上に、 指定した製品のサイズに合ったラベルの形が表示されます。 もしここで、ラベルの形を表す線が見えない場合には 表の見えない線：表のグリッド線をどうぞ。 
そして作業ウィンドウも 用紙指定が終了したので 自動的に［現在の文書を使用］を選択した状態に 変わっています。 ［次へ］をクリックします。 
【差し込み印刷 手順 3/6】 住所録データの指定を行います。 既にExcelで作成してある住所録データを使うので ［既存のリストを使用］を選択後、 ［参照］をクリックし、 
Excelで作った住所録ファイルを 指定し、 ［開く］ボタンをクリックします。 
指定したExcelファイルの、 どのシートに住所録データがあるのかを 指定します。 住所録データのあるシートを選択し、 ［OK］ボタンをクリックすると、 
住所録データが表示されるので、 もし宛名ラベルに 差し込みたくないデータがある場合には 左端のチェックをはずします。 ［OK］ボタンをクリックします。 
住所録データの指定が終了しました。 指定した住所録のファイル名と シート名が表示されています。 ［次へ］をクリックします。 【差し込み印刷 手順 4/6】 画面に表示された先頭のラベルに、ラベルの体裁を指定していきます。  
実際の郵便番号の前に 「〒」マークを表示したいので、 「〒」マークを入力します。 
「〒」マークの隣には 住所録ファイルにある［郵便番号］のデータを 差し込みたいので 作業ウィンドウの［差し込みフィールドの挿入］を クリックします。 
Excelの住所録ファイルの 項目名が表示されるので、 郵便番号に当たる項目を選択し、 ［挿入］をクリック。 次の作業をするために このダイアログボックスを 閉じておきます。 
「〒」マークの隣に［郵便番号］が 差し込まれる領域ができました！ その下の行には ［住所］を差し込む領域を作りたいので 改行します。 先程までの［差し込みフィールドの挿入］をクリック、 差し込みたい項目を指定する作業を繰り返し、 宛名ラベルに必要なデータを差し込む領域を設定していきます。 
「〒」マークや「様」など、 宛名ラベルに共通して表示したい文字は 直接入力します。 
更にラベルの見栄えを整えます。 範囲選択して中央揃えなどの配置や、 フォントサイズの変更などを行います。 
これで先頭のラベルだけ、がっちり設定が終わりました！ あとはこの先頭のラベルの設定を すべてのラベルに適用します。 ［すべてのラベルの更新］をクリックすると・・・ 他のラベルにも同じ設定が適用されます。 先頭のラベル以外にある、<<Next Record>>という表示は、 次のデータを順に差し込みます、という指令なので消さないようにします。  
［次へ］をクリックします。 【差し込み印刷 手順 5/6】 宛名ラベルに住所録データを差し込んだ状態を、画面上で確認できます。  
確認したら、［次へ］をクリックします。 
【差し込み印刷 手順 6/6】 これで設定は終了です！ ここで間違ってはいけないのは、 ここまでの工程で、住所録データ1件1件を流し込むための 型枠ができた、ということなんです。 ［印刷］をクリックすれば、 Excel側の住所録データが 1件分ずつこの型枠に自動的に流し込まれ、 印刷されていきます。 ［各ラベルの編集］をクリックすれば Excel側の住所録データを差し込んだ結果が 新規文書として画面に表示されます。 先程までの工程では「型枠」を作っていましたが、 ［各ラベルの編集］をクリックすることで、 データを「型枠」に差し込んだ後の結果が文書として表示されるので、 「この人の分だけ、この部分で改行したい」など、個別の処理を行うことができます。 個別の処理を行った後で印刷するには、 いつも通り［標準］ツールバーの［印刷］ボタンでOKです。 
先程の作業ウィンドウで ［印刷］をクリックすると、 こんなダイアログボックスが 表示されます。 
［各ラベルの編集］をクリックした場合も 似たようなダイアログボックスが 表示されます。 いずれの場合でも、［すべて］を選択して［OK］ボタンをクリックすれば 指定したすべてのデータが差し込まれます！ ［現在のレコード］を選択すれば、 現在表示されているページの分だけ差し込まれるので 試し印刷したい時などに便利です。 |
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