Word, Excel, PowerPointの技--Be Cool Users 宛名ラベル
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宛名ラベルの作成
Excelで作った住所録。
その住所録データを使って、宛名ラベルを作成するには
Wordの「差し込み印刷」という機能を使います。
ただ、宛名ラベルの作成をスムーズに進めるためには
予めExcelで作成しておいた住所録が整っていないと、何かとトラブルの素となるので、
まずはこんな住所録 作っちゃイカ〜ンをご覧ください。

では、Excelで作った住所録の準備が整ったところで、
早速宛名ラベルを作っていきますが、実はもうひとつ準備が・・・(笑)。
それは「ラベルシールを用意しておく」こと。

ラベルシールは家電量販店や文房具店で売っています。
宛名ラベルの作成は、ラベルのサイズを指定することから始まります。
だからこそどのラベルシールを使うのかをあらかじめ決めておかなければならないんです!
まだラベルシールを準備していない方はラベルシールを探せ!も参考になさってください。


早速、宛名ラベルの作成に入ります。
Wordを起動し、
左のように新規文書が
表示された状態のまま
操作を始めます。
くどいようですが(笑)、
起動するのはExcelではなく、
Wordです。

メニューバー[ツール]から
[はがきと差し込み印刷]、
[差し込み印刷]をクリックします。

【Word2002】
[ツール]−[はがきと差し込み印刷]−
[差し込み印刷ウィザード]となります。

画面の右側に
[差し込み印刷]作業ウィンドウが
表示されます。

ここで宛名ラベルに関する指定を
順に行っていきます。

【差し込み印刷 手順 1/6】
まずはこの機能を使って
どんな文書を作るのかを選択します。
今回は宛名ラベルを作るわけですから
[ラベル]を選択し、
[次へ]をクリックします。

【差し込み印刷 手順 2/6】
ラベルシールの用紙指定を行います。
[文書レイアウトの変更]を選択し、
[ラベルオプション]をクリックすると、

ラベルシールの用紙指定を行う
ダイアログボックスが表示されます。

[ラベル製品名]で
用意しておいたラベルシールの
メーカーを選び、
[製品番号]で型番を選択します。
[ラベル製品名]、[製品番号]はラベルシールのパッケージなどに記載されています。
もし、この一覧に無い製品を用意しておいた場合には、
自分でラベルシールのサイズを指定します。

先程のダイアログボックスで[OK]ボタンを押すと、
画面上に、
指定した製品のサイズに合ったラベルの形が表示されます。

もしここで、ラベルの形を表す線が見えない場合には
表の見えない線:表のグリッド線をどうぞ。

そして作業ウィンドウも
用紙指定が終了したので
自動的に[現在の文書を使用]を選択した状態に
変わっています。

[次へ]をクリックします。

【差し込み印刷 手順 3/6】
住所録データの指定を行います。
既にExcelで作成してある住所録データを使うので
[既存のリストを使用]を選択後、
[参照]をクリックし、

Excelで作った住所録ファイルを
指定し、
[開く]ボタンをクリックします。

指定したExcelファイルの、
どのシートに住所録データがあるのかを
指定します。
住所録データのあるシートを選択し、
[OK]ボタンをクリックすると、

住所録データが表示されるので、
もし宛名ラベルに
差し込みたくないデータがある場合には
左端のチェックをはずします。

[OK]ボタンをクリックします。

住所録データの指定が終了しました。
指定した住所録のファイル名と
シート名が表示されています。

[次へ]をクリックします。
【差し込み印刷 手順 4/6】
画面に表示された先頭のラベルに、ラベルの体裁を指定していきます。


実際の郵便番号の前に
「〒」マークを表示したいので、
「〒」マークを入力します。

「〒」マークの隣には
住所録ファイルにある[郵便番号]のデータを
差し込みたいので
作業ウィンドウの[差し込みフィールドの挿入]を
クリックします。

Excelの住所録ファイルの
項目名が表示されるので、
郵便番号に当たる項目を選択し、
[挿入]をクリック。
次の作業をするために
このダイアログボックスを
閉じておきます。

「〒」マークの隣に[郵便番号]が
差し込まれる領域ができました!
その下の行には
[住所]を差し込む領域を作りたいので
改行します。
先程までの[差し込みフィールドの挿入]をクリック、
差し込みたい項目を指定する作業を繰り返し、
宛名ラベルに必要なデータを差し込む領域を設定していきます。

「〒」マークや「様」など、
宛名ラベルに共通して表示したい文字は
直接入力します。

更にラベルの見栄えを整えます。
範囲選択して中央揃えなどの配置や、
フォントサイズの変更などを行います。

これで先頭のラベルだけ、がっちり設定が終わりました!
あとはこの先頭のラベルの設定を
すべてのラベルに適用します。
[すべてのラベルの更新]をクリックすると・・・
他のラベルにも同じ設定が適用されます。
先頭のラベル以外にある、<<Next Record>>という表示は、
次のデータを順に差し込みます、という指令なので消さないようにします。


[次へ]をクリックします。
【差し込み印刷 手順 5/6】
宛名ラベルに住所録データを差し込んだ状態を、画面上で確認できます。


確認したら、[次へ]をクリックします。

【差し込み印刷 手順 6/6】
これで設定は終了です!
ここで間違ってはいけないのは、
ここまでの工程で、住所録データ1件1件を流し込むための
型枠ができた、ということなんです。

[印刷]をクリックすれば、
Excel側の住所録データが
1件分ずつこの型枠に自動的に流し込まれ、
印刷されていきます。

[各ラベルの編集]をクリックすれば
Excel側の住所録データを差し込んだ結果が
新規文書として画面に表示されます。
先程までの工程では「型枠」を作っていましたが、
[各ラベルの編集]をクリックすることで、
データを「型枠」に差し込んだ後の結果が文書として表示されるので、
「この人の分だけ、この部分で改行したい」など、個別の処理を行うことができます。
個別の処理を行った後で印刷するには、
いつも通り[標準]ツールバーの[印刷]ボタンでOKです。

先程の作業ウィンドウで
[印刷]をクリックすると、
こんなダイアログボックスが
表示されます。

[各ラベルの編集]をクリックした場合も
似たようなダイアログボックスが
表示されます。
いずれの場合でも、[すべて]を選択して[OK]ボタンをクリックすれば
指定したすべてのデータが差し込まれます!
[現在のレコード]を選択すれば、
現在表示されているページの分だけ差し込まれるので
試し印刷したい時などに便利です。
名刺やラベルシールのサイズ指定 (脳みその素)
ラベルシールを探せ! (仕事力アップの道具箱)
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