アウトラインの自動作成

アウトラインの自動作成1 図の表は、本社・支店の各課のデータをあらわした表です。
本社の各課別のデータ(B〜D列)、更にその合計(E列)、 支店の各課別のデータ(F・G列)、更にその合計(H列)、 そして、本社・支店すべての総合計(I列)。
詳細データ・小計・総合計という風な階層構造になっています。

アウトラインの自動作成5 こういった階層構造の表に、アウトラインを設定すれば、ボタンをポンッ!と押すだけで詳細データを折りたたんで非表示にし、集計部分だけを表示するといった切り替えができるようになります。
縦長・横長の表に便利な機能ですヨ。

アウトラインの自動作成2 アウトラインを設定したい表内ならどれでもいいので、どれか1つのセルを選択します。
この時、設定が行えなくなるので結合セルだけは選択しないようにします。

アウトラインの自動作成3 メニューバー[データ]から、[グループとアウトラインの設定]、[アウトラインの自動作成]をクリックします。

アウトラインの自動作成4 たったこれだけで設定完了!
列番号の上に数字のボタンや[−]のボタンが表示されていることが分かります。

アウトラインの自動作成5 これらのボタンを使えば、簡単に詳細データを折りたたんで非表示にしたり、展開して再表示したりすることができるようになります。
このボタンの詳しい使い方はBe Cool Users Officeのアウトライン記号でご紹介していますので、是非ご覧ください!

アウトラインの自動作成6 さて、今回の例では、本社・支店の各課別のデータを、Excelが自動的に判断してグループ化し、アウトラインが設定されたわけですが、それは数式が入力されている列をExcelが認識してくれたから。

アウトラインの自動作成7 というわけで、集計列だけでなく、集計行もある表にアウトラインを設定した場合には、

アウトラインの自動作成8 行番号の横にも折りたたみや展開のためのボタンが表示され、行を折りたたんで非表示にしたり、展開して再表示したりすることができるようになります!

今回はExcelが集計行や列を自動的に判断し、詳細データをグループ化して折りたためるようにしてくれたわけですが、Excelの判断とは違う、自分の好きなようにグループ化したい場合には、グループ化の機能を使います。

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