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オートフィルタでデータを抽出

住所録や毎日の売上管理など、1行1件としてたくさんのデータを貯めこんだリスト。
でもたくさんのデータの中から必要なデータを目で探すのは大変!
そこで活躍してくれるのが、条件に合ったデータだけを抽出してくれるオートフィルタです。


まず、貯めこんだデータのある表の中ならどのセルでもいいので、どれか1つのセルを選択し、
メニューバー[データ]から[オートフィルタ]をクリックします。

リストの先頭の各項目名に
[▼]が付きました。

もし「会員種別」が
「プラチナ会員」のデータだけを
抽出したければ、
「会員種別」の項目にある[▼]を
クリックし、一覧から
「プラチナ会員」を選ぶだけでOK。

「プラチナ会員」のデータだけがピックアップされました!
行番号を見ると、他のデータは隠れてしまっていることが分かります。
また「会員種別」でフィルタがかかっているので、「会員種別」の[▼]が青くなっています。


すべてのデータを表示したいときは
青くなっている[▼]をクリックし、
一覧の中から
[すべて]を選択すればOKです!
オートフィルタ オプション
また、「住所」欄から「福島県に住んでいる人」を抽出する時にはちょっと工夫がいります。
「住所」の項目にある[▼]をクリックしても、
一覧には各セルに入力されている住所がズラッと表示されるだけです。
今回は福島県の福島市に住んでいる人も郡山市に住んでいる人も抽出したいわけですから
この一覧から選ぶことはできません。


そこで!
「住所」項目にある[▼]を
クリックし、
[オプション]をクリック。

左側に「福島県」と入力し、右側では一覧から[で始まる]を選択し、
[OK]ボタンをクリックします。
このオプションを使えば、その他にも[と等しい]や[以上]など
自分がやりたいことに合わせて様々な条件が設定できます。
オートフィルタの解除
隠れているデータをすべて表示させるのではなく、
各項目についた[▼]を無くし、オートフィルタ自体を解除するには、
メニューバー[データ]から[オートフィルタ]をもう一度クリックすれば解除できます。

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ヘルプ!
思い通りに
[▼]がつかない!


オートフィルタを設定する前に、表内のセルいずれか1つを選択しないとExcelはデータがある範囲を自動で認識してくれません。
また、それでもうまく[▼]が思い通りにつかない場合は、表の構造自体に問題があるかもしれませんヨ。
こんな住所録 作っちゃイカ〜ン!
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